برنامه اکسل تدارکات و خرید

برنامه اکسل تدارکات و مدیریت خرید

برنامه اکسل تدارکات و خرید ، بر روی استعلام قیمت ها و همچنین نگهداری سوابق استعلام و خرید هر مشتری طراحی گردیده است تا بهتر و کامل تر و بطور صحیح مدیریت این امر را بر عهده گیرید.

عموماً در شرکت های متوسط و بزرگ برای خرید و تدارکات خود اقدام به استعلام و مناقصه می نمایند .

در روش سنتی و دستی  این عملیات در دفاتر و سررسید ثبت و ضبط می شد و سپس  قیمت ها را مقایسه و تصمیم نهایی اتخاذ می گردید.

در حالتی دیگر، استفاده سنتی و آماتور از نرم افزار اکسل است.

یعنی کاربر اطلاعات را در جداول ساده اکسل وارد نموده و بعد با فیلتر کردن اطلاعات، از بین موارد موجود یکی را انتخاب می نماید.

به منظور انتخاب بهترین گزینه از نظر قیمت و کیفیت، باید در زمان تهیه مواد اولیه و یا تدارکات استعلام ها ثبت شوند.

ثبت اطلاعات تدارکات در دفتر و یا اکسل چه مشکلاتی دارد؟

همان گونه که مطرح شد، اطلاعات توسط یک کاربر در اکسل و یا دفاتر مخصوص نوشته شده و کار پیش می رود.

بعد از مدتی متوجه می شوید که اطلاعات زیادی از تامین کنندگان و کالاهای تامین شده ذخیره شده

و در خریدهای آتی خود نیاز دارید که علاوه بر تامین کنندگان جدید از مشتریان قبلی هم استعلام بگیرید.

در چنین زمانی، ایراد ثبت اطلاعات در دفتر و یا اکسل (به صورت ساده) خود را نشان می دهد.

یعنی پیدا کردن سوابق تامین کنندگان و یا کالاهایی که قبلا از ایشان خریداری شده، قابل گزارش گیری نیست.

راه حل مشکلات: برنامه اکسل تدارکات و مدیریت خرید

این برنامه یعنی برنامه اکسل تدارکات و خرید بر اساس سفارش یک شرکت بزرگ تولیدی طراحی و ارائه گردیده است.

در این برنامه امکان تعریف کارشناسان مختلف، گروه های کالایی مورد نیاز ، تامین کنندگان مختلف و .. در قسمت اطلاعات پایه نرم افزار وجود دارد.

در گام بعد ، اطلاعات استعلام کالا بر مبنای گروه کالا و تامین کنندگان توسط کارشناسان مختلف ثبت می گردد.

هر استعلام به نام کارشناس ثبت کننده ذخیره می شود.

همچنین در مرحله خرید باز هم هر کارشناس، می تواند همان استعلام را با تغییر یا بدون تغییر تبدیل به خرید کند.

تعریف اطلاعات مشتریان و تامین کنندگان

کلیه اطلاعات و مشخصات تامین کنندگان ، در این قسمت از برنامه تدارکات و خرید وارد می شود.

در این فرم تلاش می گردد ، حداکثر اطلاعات ریز هر مشتری ثبت شده تا برای پیگیری های بعدی اطلاعات کاملی داشته باشید.

البته وارد نمودن تمام اطلاعات اجباری نبوده و به صورت اختیاری است.

ثبت استعلام در اکسل تدارکات

در برنامه اکسل تدارکات، برای ثبت استعلام قیمت ، باید روی کلید ثبت استعلام قیمت کلیک نمایید.

فرم استعلام قیمت باز می شود که مانند تصویر زیر است:

در این فرم باید مشخصات شرکت ، گروه کالا ، نام کالا ، مقدار کالا ، نرخ ، مبلغ و غیره را وارد نمایید.

در قسمت نام کارشناس می توانید از کارشناسانی که قبلا تعریف نموده اید استفاده نمایید.

تاریخ پیگیری بعدی تاریخی است که قرار است مجدداً از این شرکت استعلام گرفته و یا قیمت بروز شود.

وضعیت برای استعلاماتی است که ممکن است به قصد خرید استعلام نشده باشد.

هر استعلامی که در وضعیت غیر فعال باشد، قابل تبدیل به خرید نیست.

یعنی در لیست تبدیل استعلام به خرید نمایش داده نمی شود

ثبت خرید و یا تبدیل استعلام قبلی به خرید

پس از ثبت کلیه استعلامات ، احتمالا شما یکی از این استعلام ها را به خرید تبدیل خواهید کرد.

بنابراین نیاز نیست که دوباره همان اطلاعات کالا ، مشتری و … را مجدداً وارد نمایید.

با جست و جو در میان استعلام های ثبت شده در این بخش، می توانید با یک کلیک ، همان استعلام را به خرید تبدیل نموده و به موجودی انبار اضافه نمایید.

برای سهولت در نگهداری موجودی انبار از برنامه کاربردی و پر طرفدار  اکسل انبار سایت ما می توانید استفاده نمایید

گزارش های برنامه اکسل تدارکات :

کلیه مراحل به همین ترتیب انجام می گردد.

ابتدا استعلام قیمت و بعد تبدیل استعلام قیمت به خرید محصول از مشتری.

پس از ثبت خریدها و تدارکات شرکت ، می توانید گزارشات متنوعی را از سیستم دریافت نمایید.

به عنوان مثال:

میزان خرید از هر مشتری در یک دوره زمانی چقدر بوده است؟

کدام گروه کالایی بیشترین خرید را تشکیل داده است؟

از کدام شهرها و یا استان ها بیشترین تامین کالا صورت گرفته است؟

و …

همچنین یک شیت (صفحه) با گزارش ساز حرفه ای Pivot table در نظر گرفته شده که علاوه بر گزارشات طراحی شده، می توانید گزارشات اختصاصی دیگری برای خود طراحی نمایید.